So entwickeln wir eine kommunale Digitalisierungsstrategie

Digitalisierungsstrategie klingt erst einmal nach einem großen Wort. Vielleicht sogar nach einem noch größeren Dokument. Wir sehen das anders!

Eine gute kommunale Digitalisierungsstrategie ist für uns kein Papierprodukt und keine möglichst vollständige Liste digitaler Projekte. Sie ist ein gemeinsamer Prozess, in dem eine Verwaltung klärt, wo sie steht, wo sie hinwill, was sie dafür tun muss – und wie sie Digitalisierung künftig steuern und umsetzen möchte.

Und weil wir bei bächle & spree inzwischen zahlreiche Kommunen bei solchen Strategieprozessen begleitet haben, möchten wir einmal zeigen, wie das in der Praxis eigentlich aussieht.

Was ist eine kommunale Digitalisierungsstrategie?

Eine kommunale Digitalisierungsstrategie beschreibt, wie eine Stadt oder Gemeinde Digitalisierung gezielt steuern und nutzen möchte, um ihre Aufgaben auch künftig gut erfüllen zu können. 

Dazu gehören natürlich digitale Projekte und Technologien. Aber eine gute Digitalisierungsstrategie geht weiter.

Welche Bausteine gehören zu einer kommunalen Digitalisierungsstrategie?

Eine Digitalisierungsstrategie besteht für uns nicht aus einem einzelnen Workshop und auch nicht nur aus einer Roadmap mit Digitalprojekten. Damit sie tatsächlich Orientierung gibt und Umsetzung ermöglicht, müssen mehrere Bausteine zusammenspielen.

Genau dafür nutzen wir bei bächle & spree ein Bausteinmodell für kommunale Digitalisierungsstrategien:

Die Bausteine lassen sich im Kern in drei Phasen zusammenfassen:

1. Verstehen, wo wir stehen:
Am Anfang stehen die Bestandsaufnahme und Reifegradanalyse. Dabei betrachten wir nicht nur laufende Digitalprojekte, Anwendungen und Plattformen, sondern genauso die Organisation dahinter: Strukturen, Kompetenzen, Kultur, Zusammenarbeit und Entscheidungswege.

2. Entscheiden, wo wir hinwollen:
Darauf aufbauend entwickeln wir Ziele, Zielbild, Vision, Mission und Leitplanken. Wir priorisieren Vorhaben und übersetzen sie in eine Digitalisierungsroadmap. Gleichzeitig klären wir eine entscheidende Frage: Wer steuert, wer entscheidet und wer setzt um?

3. Die Organisation für die Umsetzung befähigen:
Eine Strategie wird erst wertvoll, wenn sie im Verwaltungsalltag funktioniert. Deshalb gehören Sensibilisierung und Qualifizierung von Führungskräften und Mitarbeitenden, klare Rollen und dauerhafte Steuerungsstrukturen ebenso dazu. Je nach Kommune können auch Digitallotsen oder Innovationsteams sowie interkommunale Zusammenarbeit wichtige Bausteine der Umsetzung sein.

Wichtig dabei: Nicht jede Kommune braucht jeden Baustein in gleicher Intensität. Eine Verwaltung verfügt vielleicht bereits über eine funktionierende Projektsteuerung, braucht aber mehr Rollenklarheit. Eine andere hat zahlreiche Digitalprojekte, aber noch kein gemeinsames Zielbild. Und wieder eine andere muss zunächst interne Kompetenzen und Strukturen aufbauen.

Deshalb verstehen wir die Bausteine nicht als starres Vorgehensmodell, sondern als Werkzeugkasten für einen passgenauen Strategieprozess.

Und genau daraus ergibt sich unser Verständnis von Digitalisierungsstrategie:

Eine gute kommunale Digitalisierungsstrategie verbindet Ziele und Projekte mit den Strukturen, Rollen und Kompetenzen, die für ihre Umsetzung notwendig sind.

1. Erst verstehen: Wo steht die Verwaltung eigentlich?

Wir starten einen Strategieprozess normalerweise nicht mit der Frage: „Welche Digitalprojekte wollen wir machen?“. Sondern mit:

„Wo stehen wir eigentlich?“

Denn bevor eine Verwaltung entscheidet, wo sie hinwill, sollte sie verstehen, wie digital handlungsfähig sie heute bereits ist. Wir betrachten deshalb einerseits klassische Digitalisierungsthemen: vorhandene Projekte, Anwendungen, Prozesse, Daten, Infrastruktur und laufende Vorhaben.

Mindestens genauso wichtig ist aber die Organisation dahinter. Wie werden Entscheidungen getroffen? Sind Verantwortlichkeiten geklärt? Wie funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Ämtern? Welche Rolle spielen Führungskräfte? Gibt es Digitallotsen oder Innovationsteams? Wie werden Projekte priorisiert? Und wie gut gelingt es der Organisation überhaupt, Veränderungen umzusetzen?

Dafür arbeiten wir je nach Kommune mit Interviews, Befragungen und Workshops und betrachten sowohl die Digitalisierungsreife als auch die Organisationsreife. Am Ende steht keine 80-seitige Bestandsaufnahme, sondern möglichst viel Klarheit darüber: Was läuft bereits gut? Wo hakt es? Und woran sollten wir zuerst arbeiten?

2. Dann die entscheidende Frage: Wozu digitalisieren wir eigentlich?

Das klingt banal. Ist es aber nicht. Digitalisierung wird schnell zum Selbstzweck. Dann wird ein DMS eingeführt, weil man eben ein DMS braucht. Ein Chatbot gestartet, weil gerade alle über KI sprechen. Oder ein Prozess digitalisiert, weil er schon lange auf irgendeiner Projektliste steht.

Eine Strategie braucht deshalb ein gemeinsames Zielbild: Was soll Digitalisierung für diese konkrete Verwaltung bewirken?

Geht es vor allem darum, Mitarbeitende zu entlasten? Prozesse zu vereinfachen? Bürgerdienste zu verbessern? Als Arbeitgeber attraktiver zu werden? Ressourcen besser einzusetzen? Zusammenarbeit zu verbessern? Oder die Verwaltung angesichts des Fachkräftemangels überhaupt dauerhaft handlungsfähig zu halten?

Aus diesen Fragen entwickeln wir gemeinsam Ziele, Leitplanken und Prioritäten. Und genau hier unterscheiden sich Kommunen. Deshalb gibt es aus unserer Sicht auch nicht die eine Digitalisierungsstrategie, die man einfach von Stadt A auf Stadt B übertragen kann.

3. Priorisieren: Nicht alles gleichzeitig

Eine der wichtigsten Leistungen einer Strategie besteht darin, Dinge nicht zu tun – zumindest nicht jetzt. Fast jede Verwaltung hat mehr Ideen und Digitalisierungsprojekte als verfügbare Zeit, Geld und Personal. Also müssen Entscheidungen getroffen werden.

Welche Vorhaben haben den größten Nutzen und welche schaffen Voraussetzungen für andere Projekte? Wo entsteht Entlastung? Welche Projekte sind dringend und welche können warten?

Aus diesen Entscheidungen entsteht eine Digitalisierungsroadmap: kein unveränderlicher Fünfjahresplan, sondern ein realistischer Fahrplan mit priorisierten Vorhaben. Das Entscheidende ist dabei nicht die möglichst lange Projektliste. Das Entscheidende ist, dass die Verwaltung weiß: Was machen wir zuerst – und warum?

4. Rollen klären: Wer steuert, wer entscheidet, wer setzt um?

Hier wird es aus unserer Erfahrung besonders spannend. Denn viele Digitalisierungsprobleme sind eigentlich Rollenprobleme. Digitalisierungsbeauftragte sollen Digitalisierung vorantreiben, dürfen aber wichtige Entscheidungen nicht treffen. Fachämter sollen Projekte umsetzen, haben dafür aber keine Ressourcen. Führungskräfte sollen Verantwortung übernehmen, wissen aber nicht genau, welche.

Deshalb gehört für uns zur Digitalisierungsstrategie immer die Frage nach der Digitalisierungs-Governance, der Steuerung. Ganz konkret: Wer steuert, wer entscheidet und wer setzt um?

Das kann beispielsweise bedeuten, ein Steuerungsgremium einzurichten, Rollen zu definieren, Entscheidungswege festzulegen oder einen verbindlichen Rhythmus für die Überprüfung des Projektportfolios zu etablieren.

Denn eine Strategie entfaltet erst dann Wirkung, wenn aus guten Absichten Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit entsteht. Auch in unserer Beratungspraxis zeigt sich immer wieder, dass unklare Rollen und Entscheidungswege Digitalisierung ausbremsen.

5. Mitarbeitende beteiligen – aber nicht Beteiligung um der Beteiligung willen

Eine kommunale Digitalisierungsstrategie sollte nicht von zwei Personen im stillen Kämmerlein geschrieben werden. Digitalisierung betrifft schließlich die gesamte Verwaltung. Deshalb beziehen wir Führungskräfte, Fachbereiche und Mitarbeitende gezielt ein. Das kann über Interviews, Workshops, Befragungen oder gemeinsame Arbeitsgruppen geschehen.

Dabei geht es aber nicht darum, jede einzelne Entscheidung basisdemokratisch zu treffen. Beteiligung braucht einen klaren Zweck. Mitarbeitende kennen Prozesse, Probleme und Bedarfe aus ihrem Alltag. Führungskräfte müssen wiederum Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen und Ressourcen ermöglichen. Beides muss im Strategieprozess zusammenkommen.

6. Strukturen aufbauen – nicht erst nach der Strategie

Das ist wahrscheinlich einer der wichtigsten Punkte unseres Ansatzes. Wir warten nicht, bis irgendwann ein fertiges Strategiedokument verabschiedet wurde und fragen dann:

„So – und wer setzt das jetzt eigentlich um?“

Schon während des Strategieprozesses sollten Strukturen entstehen, die später weiterarbeiten. Das können Steuerungsrunden sein. Ein Digitallotsen- oder Innovationsteam. Neue Kommunikationsformate. Klare Projektverantwortungen. Qualifizierungsangebote für Führungskräfte und Mitarbeitende. Oder auch eine Zusammenarbeit mit anderen Kommunen.

Strategieentwicklung und Organisationsentwicklung gehören deshalb für uns zusammen. Unser Ziel ist nicht, dass eine Kommune am Ende eine besonders schöne Digitalisierungsstrategie besitzt. Unser Ziel ist, dass sie digital handlungsfähiger geworden ist.

7. Und dann? Umsetzung, überprüfen, nachsteuern.

Mit der Verabschiedung der Strategie beginnt eigentlich erst der interessante Teil. Projekte starten. Prioritäten verändern sich. Neue Technologien entstehen. Haushaltslagen ändern sich. Mitarbeitende wechseln. Und spätestens seit dem rasanten Aufstieg generativer KI wissen wir, wie schnell vermeintlich langfristige Digitalisierungspläne von der Realität eingeholt werden können.

Eine Digitalisierungsstrategie sollte deshalb kein statisches Dokument sein. Sie braucht einen Rhythmus: Welche Projekte laufen? Welche Ziele haben wir erreicht? Wo müssen wir nachsteuern? Welche neuen Themen sind entstanden? Was streichen wir?

So wird aus einer Digitalisierungsstrategie ein dauerhaftes Steuerungsinstrument für die Verwaltungsdigitalisierung.

Wie lange dauert die Entwicklung einer kommunalen Digitalisierungsstrategie?

Darauf gibt es keine seriöse Standardantwort. Die Dauer hängt unter anderem von der Größe der Verwaltung, dem Ausgangspunkt, der Zahl der Beteiligten und dem gewünschten Umfang ab. Wichtiger als die Frage „Wann ist das Papier fertig?“ ist für uns deshalb:

Ab wann verbessert der Strategieprozess bereits die Steuerungs- und Umsetzungsfähigkeit der Verwaltung?

Im besten Fall lautet die Antwort: von Anfang an. Denn Bestandsaufnahme, Priorisierung, Rollenklarheit und neue Steuerungsstrukturen können schon wirken, bevor die Strategie formal abgeschlossen ist.

Braucht jede Kommune eine Digitalisierungsstrategie?

Nicht zwangsläufig ein großes Strategiedokument. Aber jede Kommune braucht aus unserer Sicht Antworten auf einige strategische Fragen: Wo wollen wir hin? Was hat Priorität? Wer entscheidet? Wer steuert? Wer setzt um? Und wie überprüfen wir unseren Fortschritt?

Je nach Größe und Ausgangslage kann daraus eine umfassende Digitalisierungsstrategie entstehen – oder ein wesentlich schlankerer strategischer Rahmen. Entscheidend ist nicht die Seitenzahl. Entscheidend ist die Steuerungswirkung.

Unser Fazit: Eine Digitalisierungsstrategie ist kein PDF-Projekt

Wenn wir bei bächle & spree mit Kommunen eine Digitalisierungsstrategie entwickeln, geht es uns deshalb nicht darum, möglichst schnell ein Dokument abzuliefern. Wir verbinden Digitalisierung mit Organisationsentwicklung.

Wir analysieren den Ausgangspunkt. Entwickeln Ziele und Prioritäten. Klären Rollen und Entscheidungen. Erarbeiten eine realistische Roadmap. Beteiligen Führungskräfte und Mitarbeitende. Und bauen möglichst schon während des Strategieprozesses Strukturen auf, die anschließend die Umsetzung tragen. Denn am Ende ist die wichtigste Frage nicht: „Hat unsere Kommune eine Digitalisierungsstrategie?“, sondern:

„Hilft uns unsere Digitalisierungsstrategie dabei, bessere Entscheidungen zu treffen und Digitalisierung tatsächlich umzusetzen?“

Wenn die Antwort darauf Ja lautet, hat die Strategie ihren Zweck erfüllt.

bächle & spree begleitet Kommunen bei der Entwicklung und Umsetzung kommunaler Digitalisierungsstrategien – von der Bestandsaufnahme und Reifegradanalyse über Zielbild, Roadmap und Digitalisierungs-Governance bis zum Aufbau dauerhafter Strukturen für die Umsetzung.

Mehr zu unserem Ansatz und unseren konkreten Leistungsbausteinen findet ihr auf unserer Seite zur kommunalen Digitalisierungsstrategie.