Frohe Stunde „Kulturkampf KI: Wille und Wollen in der Verwaltung“

Was für eine erkenntnisreiche und erfrischende Runde in unserem bächle & spree Café! In der jüngsten Ausgabe unserer Frohen Stunde drehte sich alles um ein Thema, das die Gemüter in Rathäusern und Landratsämtern wie kaum ein zweites bewegt: Künstliche Intelligenz in der kommunalen Verwaltung.

Zu Gast war Verena Till, Koordinatorin für KI Governance und Strategie bei der Stadt Ulm. Mit ihrer beeindruckenden Vita bewies sie eindrucksvoll, dass erfolgreiche KI-Transformation vor allem eines braucht: Menschlichkeit, Vernetzung und eine klare Haltung.

Vom Hype ins Tal der Tränen – Warum Technik allein nicht reicht

Digitalisierung und KI-Einführung gleichen in vielen Kommunen einer emotionalen Achterbahnfahrt. Nach der ersten Welle der Begeisterung und den ersten Chatbot-Gehversuchen stellt sich in vielen Verwaltungen Ernüchterung ein. Gemessen an den Investitionen und erstellten Dienstanweisungen bleiben die tatsächlichen Nutzerzahlen oft überschaubar. Das Thema steckt fest – irgendwo mitten im klassischen „Tal der Tränen“ des Hype-Cycles.

Worauf es jetzt ankommt? Nicht auf das nächste hochkomplexe Tool, sondern auf die Menschen! Während die einen noch zögern und verunsichert sind und die anderen bereits von vollautomatisierten Workflows träumen, klafft in der Praxis oft eine Lücke. Genau hier setzt Verena Tills Arbeit in Ulm an.

Koordinatorin KI Governance: Silos verbinden und Haltung entwickeln

Eine der zentralen Erkenntnisse des Talks: KI ist kein reines IT-Projekt, sondern ein echtes Querschnitts- und Kulturthema!

Verena besetzt bei der Stadt Ulm eine neu geschaffene Rolle, die eben nicht klassisch in der Hierarchielinie verortet ist. Als Koordinatorin agiert sie als Netzwerkerin und Impulsgeberin an den Schnittstellen zwischen IT, Datenschutz, Informationssicherheit, Personalrat, Personalabteilung und den Fachbereichen.

„Wir müssen die Silos miteinander verbinden und dafür sorgen, dass die Abteilungen miteinander sprechen. KI funktioniert nur, wenn alle Beteiligten informiert und sprechfähig sind.“
— Verena Till

Anstatt nach einer starr reglementierenden Dienstvereinbarung zu rufen, ging Ulm einen mutigen Weg: Da KI im Kern Software ist, greifen für die Beschaffung die etablierten Standardprozesse. Die eigentliche Governance-Arbeit konzentriert sich auf die Haltungsfrage: In welchen Bereichen wollen wir KI als Unterstützung nutzen – und wo setzen wir bewusst (ethische) Leitplanken?

Befähigung statt Verbot: Aus der KI-Falle herausführen

Ein Highlight der Diskussion war der Blick auf das Thema Befähigung und Kompetenzaufbau (auch verankert in Art. 4 der EU-KI-Verordnung). Studien belegen: Setzt man ungeschulte AnwenderInnen auf KI-Systeme an, ist das Ergebnis oft kaum besser als ohne KI. Erst durch zielgerichtete Befähigung entsteht ein echter Qualitätssprung!

In Ulm setzt man daher auf Niedrigschwelligkeit und kontinuierliche Begleitung:

• Keine Total-Sperren: Gängige KI-Tools bleiben zugänglich, kombiniert mit klarer Sensibilisierung für Datenschutz und Geheimhaltung.
• KI to go in der Mittagspause: In 10-minütigen Häppchen zeigen Verena und ihr Team konkrete Alltags-Use-Cases – vom Zusammenfassen langer Dokumente bis zur KI als Sparringspartner für schwierige Gespräche.
• Eigene interne Lösungen: Mit Tools wie dem Ulmer Spatz (einem Bürger-Chatbot mit direkter Anbindung an das Stadtarchiv und die Stadtbibliothek) wird gezeigt, welchen Mehrwert passgenaue kommunale Daten bieten.

• Fazit: KI-Transformation braucht BrückenbauerInnen

  Die Frohe Stunde mit Verena Till hat gezeigt: Der Weg vom KI-Hype zu einer nachhaltigen Verwaltungsstrategie führt nicht über abstrakte Algorithmen, sondern über mutiges Handeln, klare Leitplanken und kontinuierlichen Dialog.

  Unsere wichtigsten Takeaways:

  1. KI ist Governance & Change: Es braucht Kümmerer und BrückenbauerInnen, die IT, Datenschutz, Personalrat und Fachbereiche an einen Tisch bringen.
  2. Haltung vor Paragraphen: KI braucht ethische Orientierung und klare Anwendungsbereiche, keine ausbremsenden Dienstvereinbarungen.
  3. Befähigung ist der Schlüssel: Nur wer Mitarbeitende kontinuierlich schult und zum Ausprobieren ermutigt, hebt das echte Potenzial von KI.
  4. Mut zum Machen: Perfektionismus bremst aus – wer wartet, bis ein System zu 100 % halluzinationsfrei ist, wird nie live gehen.

  Ein herzliches Dankeschön an Verena Till für diesen inspirierenden und ehrlichen Blick in den Werkzeugkasten der Stadt Ulm!