Keine Entscheidung, keine Digitalisierung

In der öffentlichen Verwaltung werden täglich Entscheidungen getroffen. In den meisten Fällen sind die Entscheidungswege klar: Wer zuständig ist, wie der Prozess aussieht, was es zu beachten gilt. Die Entscheidung läuft.

Doch wie sieht es bei der Digitalisierung von Verwaltungen aus? Werfen wir einen Blick auf die Entscheidungen, die im Rahmen größerer Digitalprojekte notwendig sind – etwa bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), der eAkte, im Prozessmanagement oder bei strategischen Datenprojekten.

Dann stellen wir fest: Wichtige Entscheidungen sind oft qualitativ schwach oder verhallen wirkungslos. Dienstanweisungen dienen mehr als Alibi denn als echtes Steuerungsinstrument. Digitalisierungsstrategien werden als Papiertiger geschrieben, nicht als wirksame Entscheidungsgrundlage genutzt. Woran liegt das? Schauen wir uns zentrale Aspekte guter Entscheidungsfindung an.

Entscheidungen brauchen Qualität

Der erste Punkt ist grundlegend: Es fehlt oft an der qualitativen Auseinandersetzung mit dem Thema Entscheidung. Entscheidungen in Digitalprojekten werden häufig formal vorbereitet, abgestimmt und dokumentiert – aber selten wird hinterfragt, wie wir entscheiden, wer entscheidet, warum entschieden wird – und welche Wirkung erzielt werden soll.

Dabei gilt:

• Entscheidungen brauchen einen bewussten Moment.

• Je nach Umfang braucht es eine fundierte Vorbereitung – inklusive Entscheidungsvorlage und Folgenabschätzung.

• Der Entscheidungsakt muss dem Umfang angemessen sein.

• Und: Eine Entscheidung muss eindeutig kommuniziert werden.

Digitalisierung ist keine Nebenaufgabe. Entscheidungen über Technologien, Plattformen, Prozesse oder Grundsatzfragen wie Kollaboration, Datenschutz oder Zuständigkeiten müssen bewusst getroffen – und aktiv verantwortet – werden.

Entscheidungen brauchen klare Rollen und Zuständigkeiten

Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung scheitern oft nicht an fehlendem Wissen, sondern an unklaren Rollen und Erwartungen. Häufig werden Digitalisierungsbeauftragte mit Entscheidungen konfrontiert, die nicht durch Führung legitimiert sind. Die Folge: geringe Akzeptanz und fehlende Umsetzung.

Das liegt unter anderem daran, dass ihre Position organisatorisch oft nicht ausreichend definiert ist. Ohne klare Rolle, ohne Legitimation, ohne Akzeptanz können keine tragfähigen Entscheidungen entstehen.

Gute Entscheidungen sind Führungsaufgabe. Es braucht:

• geklärte Rollen für Entscheidungsbefugnisse,

• strukturierte Beteiligung von Fachbereichen,

• und einen organisatorischen Rahmen für gemeinsame Entscheidungsfindung.

Denn: Digitalisierung betrifft die gesamte Organisation. Entscheidungen über digitale Infrastruktur, Standards, Arbeitsweisen oder Datenflüsse sind organisationsweite Entscheidungen.

Organisationsweite Entscheidungen brauchen geeignete Strukturen

Theoretisch müssten für solche Entscheidungen gremiengestützte Prozesse existieren. In der Praxis erleben wir jedoch oft:

• Entscheidungen werden in kleinen Runden oder durch Einzelpersonen getroffen – häufig ohne Beteiligung, Transparenz oder Legitimation.

• Die Tragweite der Entscheidung wird nicht reflektiert.

• Es fehlen klare Eskalationsstrukturen – zum Beispiel, wenn ein Fachamt nicht mitzieht.

Das Ergebnis: Entscheidungen haben geringe Reichweite, werden nicht als legitim empfunden und finden keine Umsetzung. Wo kein Ort zur Nachverhandlung existiert, versickert die Entscheidung im Verwaltungsalltag.

Entscheidungen brauchen Kommunikation – und Konsequenz

Ein weiterer zentraler Aspekt: die kommunikative Umsetzung von Entscheidungen. In vielen Verwaltungsorganisationen fehlt es an einer zentralen, strukturierten und verbindlichen Kommunikationskultur.

• Entscheidungen werden per E-Mail-Verteiler gestreut – in der Hoffnung, dass sie die Organisation erreichen.

• Die Informationsweitergabe bleibt an der Hierarchie hängen.

• Die Entscheidung wird missverstanden, in Frage gestellt oder ignoriert.

Was fehlt:

• Eine transparente Kommunikationsstruktur, die Entscheidungen sichtbar macht.

• Ein Plattform- oder Format, in dem Entscheidungen nachvollziehbar kommuniziert werden.

• Ein Mechanismus zur Nachverfolgung und Verbindlichkeit.

Und: Entscheidungen müssen Konsequenzen haben. Nur wenn Entscheidungen auch umgesetzt – und bei Nicht-Umsetzung nachgesteuert oder sanktioniert – werden, entsteht Steuerungskraft. Ob durch positive Rückmeldung oder durch klare Eskalation: Entscheidungen ohne Folgen verlieren ihre Wirkung. Und Digitalisierung ohne Verbindlichkeit bleibt Wunschdenken.

Fazit: Digitalisierung braucht Entscheidungsbewusstsein und -kraft

Die digitale Transformation in Verwaltungen scheitert nicht an Technologie. Sie scheitert auch nicht am guten Willen. Sie scheitert dort, wo Entscheidungsstrukturen nicht greifen.

Was es jetzt braucht:

• Bewusstsein für gute Entscheidungsprozesse

• Klare Rollen und Zuständigkeiten

• Strukturen für organisationsweite Entscheidungen

• Verbindliche Kommunikation und Konsequenz

Denn klar ist: Ohne Entscheidung keine Digitalisierung.