Wir arbeiten viel mit Kommunen zusammen, um die Einsatzmöglichkeiten von KI in der Verwaltung zu erkunden und vor allem um KI in der Verwaltung mehrwerthaltig zu ermöglichen: in Grundlagen-Workshops, KI-Onboardingprozesses, Pilotprojekten oder mit kommunalen Innovationsteams als „KI-Enabler“. Dabei haben wir zahlreiche Erkenntnisse gewonnen – spannende, überraschende und auch herausfordernde. Jonathan Heimburger resümiert und zeigt vor allem eines: KI in der Verwaltung ist ein (unterschätzter) Marathon, kein Sprint.
1. Große Neugierde trifft auf große Unsicherheit
Unsere Arbeit in den Kommunen hat uns eines klar gezeigt: Die Neugierde und Lernbereitschaft der Menschen ist enorm. In unseren Workshops erleben wir immer wieder, wie schnell Mitarbeitende auf Ideen kommen und zahlreiche Anwendungsfälle für KI in ihrem Arbeitsalltag entdecken. Aber so groß die Begeisterung ist, so groß ist auch die Unsicherheit. Themen wie Datenschutz (DSGVO) und rechtliche Bedenken verunsichern viele Organisationen und bremsen den Tatendrang. Es ist wichtig, dass es klare Regelungen und Richtlinien gibt. Doch genau diese Balance zwischen dem Wunsch nach Innovation und der Sorge vor rechtlichen Herausforderungen, macht die Einführung von KI oft zu einer Gratwanderung.
2. Inoffizielle Nutzung – KI ist schon da
Ein weiteres spannendes Learning ist, dass KI bereits unter der Hand in vielen Verwaltungen genutzt wird. In Gesprächen und Workshops erfahren wir immer wieder von Mitarbeitenden, dass sie KI-Tools wie ChatGPT bereits heimlich ausprobieren – sei es für Textvorschläge, Übersetzungen oder zur schnellen Ideenfindung. Das zeigt uns: Der Bedarf und das Interesse sind längst vorhanden. Doch solange die organisatorischen Rahmenbedingungen fehlen, bewegen sich viele im „Graubereich“ oder in der Illegalität – mit unabwägbaren Folgen.
3. Workshops sind nur der Anfang
Einmalige Workshops sind ein guter Einstieg, reichen aber bei Weitem nicht aus. Unsere Erfahrung zeigt, dass es einen strukturierten Einführungsprozess braucht, um KI nachhaltig in die Verwaltungsstrukturen zu integrieren – und das nicht nur technisch, sondern vor allem organisational. Die Pilotprojekte, die wir aktuell begleiten, sind ein vielversprechender Weg: Sie schaffen die notwendige Testumgebung und erlauben es den Mitarbeitenden, KI unter realen Bedingungen auszuprobieren und zu lernen. Die erwarteten Erfolge und Effizienzgewinne durch KI sind dann am Besten, wenn es eine kritische Menge an qualifizierten Mitarbeitenden gibt.
4. Widersprüche und Unklarheit – Alltag in der Verwaltung
Je tiefer wir in die KI-Arbeit mit den Kommunen eintauchen, desto mehr begegnen wir Widersprüchen. Einerseits gibt es den Wunsch nach Automatisierung und Effizienzsteigerung, andererseits Bedenken, ob KI den menschlichen Faktor verdrängt. Viele sind begeistert von den Möglichkeiten, gleichzeitig herrscht Unklarheit darüber, was rechtlich überhaupt erlaubt ist. Diese Diskrepanzen sind keine Seltenheit – sie zeigen, wie komplex das Thema KI in der Verwaltung ist und warum es ein klar strukturiertes Vorgehen braucht.
5. Die Dynamik der Veränderung – Spannend und erschlagend zugleich
Die KI-Welt entwickelt sich in rasantem Tempo. Jeden Tag entstehen neue Tools, Plattformen und Automatisierungsmöglichkeiten. Das ist unglaublich spannend, aber auch für viele Mitarbeitende überwältigend. Hier den Überblick zu behalten und die sinnvollen Entwicklungen herauszufiltern, ist eine der größten Herausforderungen für Verwaltungen.
Fazit: KI in der Verwaltung – ein persönlicher Ausblick
Unsere Erfahrungen zeigen deutlich: Die Einführung von KI in die Verwaltung ist weit mehr als ein technisches Projekt – sie ist ein tiefgreifender Wandel, der vieles grundlegend verändert. Die Tragweite dessen, was gerade geschieht, ist vielen noch nicht voll bewusst. Unsere Arbeitswelt wird sich stark verändern, ob wir es wollen oder nicht. Diese Entwicklungen kommen mit hoher Geschwindigkeit auf uns zu, und es liegt an uns, sie zu verstehen und die notwendigen Kompetenzen zu entwickeln. Diese Verantwortung liegt bei jedem einzelnen, Organisationen sind in der Verantwortung notwendige Strukturen und Hilfsleistungen zu bieten. Tun wir das nicht, riskieren wir, dass die KI uns gestaltet, anstatt dass wir sie gestalten – und dann haben wir es nicht mehr in der Hand.
Lebenslanges Lernen wird dadurch wichtiger denn je – für jeden Einzelnen und für Organisationen insgesamt. Ständige Veränderungs- und Anpassungsfähigkeit sind unerlässlich, um Schritt zu halten. KI wird kontinuierlich besser, schneller und vernetzter. Sie entwickelt sich von einzelnen Anwendungen hin zu komplexen Vernetzungen und integriert sich in alle Systeme, die wir kennen. Diese rasante Entwicklung erfordert Offenheit und Flexibilität.
Wir stehen in einer wirklich spannenden Zeit. Ja, sie ist herausfordernd, aber genau darin liegt auch eine große Chance. Wenn wir verstehen, was passiert, und die notwendigen Fähigkeiten aufbauen, können wir die Zukunft aktiv mitgestalten. Andernfalls laufen wir Gefahr, von den Entwicklungen überrollt zu werden.
Unsere Botschaft ist klar: Wir müssen den Wandel verstehen und die Fähigkeiten aufbauen, um ihn zu gestalten. Lasst uns gemeinsam diesen Weg gehen, lernen und wachsen – für eine Verwaltung, die bereit ist für die Herausforderungen von morgen und dabei stets den Menschen in den Mittelpunkt stellt.
Neueste Kommentare