Gerade kleinere Gemeinden fühlen sich dem digitalen Wandel erlegen: wenig und stark belastetes Personal, teils diffuse Verantwortlichkeiten („jeder macht alles“) sowie die Herausforderung strukturelle Anpassungen zu identifizieren und umzusetzen – das sind die meistgenannten Gründe. Dass es auch anders gehen kann, zeigt die Gemeinde Steinen, im Süden der Republik, an der schweizerischen Grenze liegend. Steinen zählt etwas mehr als 10.000 EinwohnerInnen und rund 52 MitarbeiterInnen in der Gemeindeverwaltung.
Grundlagen und Legitimation schaffen
Seit mehr als einem Jahr arbeitet Antonia Steck als Digitalisierungsbeauftragte bei der Gemeinde. Eine Digitalisierungsbeauftragte in einer Gemeinde dieser Größe? Jawohl, ganz richtig. Das ist vielleicht ungewöhnlich, aber eigentlich genau der richtige und zentrale Schritt. Bei Frau Steck laufen die Fäden koordinierend zusammen. Und das werden immer mehr. Anfangs, berichtet sie, war es noch schwierig, damals, als Corona vieles, vor allem das „Beieinanderkommen“, ausgebremst hat. Aber seit dem Frühjahr “spinnt” sie die Digitalisierungsfäden. Nicht minder wichtig ist der Rückenwind, den sie aus der Führungsebene bekommt, und zwar durch das Digital-Team, das sich konstituiert hat. Dazu gehören neben Frau Steck Bürgermeister Gunther Braun, der Hauptamtsleiter Carsten Edinger und der Leiter des Ordnungsamtes Renatus Wehrer. Ein zweiter wichtiger Baustein. Und das nicht nur symbolisch (“Seht, die Führung steht hinter den Digitalisierungsbestrebungen!”), sondern vor allem auch mit Blick auf die Durchsetzungskraft mancher Entscheidungen wichtig. Dritter wesentlicher Faktor: die Gemeinde setzt mittels einer Digitalisierungsstrategie, das Fundament für eine strukturierte, priorisierte und gemeinsam erschlossenen digitalen Wandel. In diesem Prozess wird die Gemeindeverwaltung von bächle & spree beraten und unterstützt. Die Strategie fußt auf vier Workshops, in denen im Kernteam, in der Führungsebene, mit den MitarbeiterInnen und last but not least mit dem Gemeinderat, gemeinsame Ziele erarbeitet und erschlossen werden.
Wie verspeist man einen großen Dinosaurier? – Stück für Stück
Im Auftaktworkshop im April wurde schon klar, dass die Herausforderungen nicht klein sind – im Gegensatz: DMS/eAkte, Umsetzung OZG, der Flaschenhals “digitale Projekte”, Offenheit für die Digitalisierung und die notwendigen Kompetenzen der MitarbeiterInnen, es sind die klassischen Themen. Die Digitalisierung/der digitale Wandel ist am Ende vor allem der “Türöffner” für strukturelle, organisationstechnische Fragen (Wo sind Verantwortlichkeiten? Wie überfordern wir nicht unsere MitarbeiterInnen? Wie schaffen wir den Sprung in das digitale Zeitalter?). Alles mit einem Mal aufzugreifen wird nicht gehen, deshalb geht es nur mit einer schrittweisen Annäherung und es kristallisieren sich schon nach kurzer Zeit erste Potenziale heraus. Der Zeitraum für die erste Phase der strategischen Umsetzung mit den Workshops umfasst ca. ein dreiviertel Jahr. Ein guter Zeitrahmen, um gemeinsame Themen zu identifizieren. Vor allem aber, dass die Digitalisierungsbeauftragte den Prozess nachhaltig verstetigen und Ableitungen treffen kann, welche Maßnahmen so wirkungsvoll wie möglich umgesetzt werden, ohne dass diese “versickern”. Mit den Führungskräften ging es ebenfalls bereits los, erste Handlungsfelder wurden eingekreist und so gehen sie zunächst die großen Bausteine OZG-Umsetzung und eAkte an. Im September folgt dann der MitarbeiterInnenworkshop, mit dem die Handlungsfelder angereichert werden.
Der richtige Spirit ist die halbe Miete
Bemerkenswert finde ich, dass es in Steinen einen großen Willen gibt, die Dinge strukturiert und pragmatisch umzusetzen. Mit den ersten Workshops hat sich schon eine schöne Geisteshaltung herausgeschält, die ein nicht unwesentlicher Treiber des Prozesses sein wird. Gerade in kleineren Gemeinden ist der unverstellte Blick auf die Dinge, die wirklich gestaltbar sind, Gold wert!
Seid ihr auch eine kleinere Gemeinde und sucht Infos zum Prozess in Steinen. Dann meldet euch doch einfach mal bei den KollegInnen in Steinen!
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