Unsere jüngste „Frohe Stunde“ widmete sich einem Mega-Thema: Digitalisierungsstrategie- wozu ist die gut? Gemeinsam mit Andreas Kraut, Hauptamtsleiter und CDO der Stadt Ettlingen, diskutierte Carlo Schöll die Chancen, Möglichkeiten und Potenziale einer nachhaltigen kommunalen Digitalisierungsstrategie am Beispiel des Ettlinger Weges, dessen Entwicklungsprozess bächle & spree seit 2018 begleitet und fachlich unterstützt.
Das Fundament: Strategie als „Überlebensfaktor“
Die Digitalisierung ist in Kommunen kein „Vergnügungsgeschäft“, sondern eine Notwendigkeit. Die Stadt Ettlingen stand bereits 2018 vor gewaltigen Herausforderungen, die eine strategische Antwort erforderten: die demografische Entwicklung (der Verlust von 200 der 700 Köpfe in den nächsten 10 Jahren durch Verrentung) und die Finanzkrise der Kommune. Diese äußeren Zwänge machten klar: Digitalisierung ist ein wichtiges Kernelement, um den „Tanker“ Stadtverwaltung auf Kurs zu halten.
Die Philosophie: Nicht das Was, sondern das Wie zählt
Andreas Kraut, Hauptamtsleiter und CDO (Chief Digital Officer) in Ettlingen, betont, dass der Erfolg nicht im Dokument selbst liegt. Für ihn ist es gar nicht so wichtig, was in der Strategie steht. Vielmehr muss die Strategie folgende Punkte erfüllen:
- Der Prozess ist entscheidend: Der Weg, wie die Strategie zustande kommt, ist der wichtigste Aspekt.
- Bottom-up statt Top-down: Die Strategie wurde bewusst aus der Verwaltung heraus entwickelt, da die Mitarbeitenden sie später auch tragen und umsetzen müssen.
- Flexibilität als Leitblanke: Die IT-Welt ist dynamisch. Daher legte der „Ettlinger Weg“ Leitblanken fest, anstatt starre 5-Jahres-Ziele mit festen KPIs. Dies ermöglicht es, auf neue Entwicklungen wie Künstliche Intelligenz (KI), die vor wenigen Jahren noch keine Rolle spielte, schnell zu reagieren.
Seine Kernbotschaft: Eine kommunale Digitalisierungsstrategie ist dafür da, das Thema dauerhaft in der Verwaltung zu verankern. Es ist wichtig, dass man ins Tun kommt.
Der Weg zur Veränderung: Mindset und Kommunikation
- Breite Beteiligung: Um die Strategie voranzubringen, wurden in der Entwicklungsphase 13 Workshops mit allen Dienststellen, dem Personalrat und dem Gemeinderat durchgeführt. Vor sieben Jahren musste dabei oft noch erklärt werden, was Digitalisierung überhaupt ist.
- Messbarkeit und Sorgenabbau: Die Stadt führt seit sechs Jahren, nun zum siebten Mal, eine jährliche Digitalisierungsumfrage durch (mit 20 standardisierten und 5 individuellen Fragen). Diese Messbarkeit erlaubt es, Trends nachzuzeichnen und Ängste zu adressieren. Beispielsweise konnte die anfangs hohe Angst vor Arbeitsplatzverlust durch Digitalisierung (ursprünglich 30 % der Mitarbeiter) über die Jahre auf 3 % reduziert werden.
- Erfolgsfaktoren: Die Mitarbeitenden müssen wissen, was Digitalisierung ist und den Geist der Weiterentwicklung verinnerlichen. Entscheidend ist, Projekte zu identifizieren, die einen Nutzen stiften („Nutzerstifter“). Ein digitales Mindset ist erreicht, wenn Mitarbeitende selbstständig Ideen für digitale Verbesserungen entwickeln und auf die IT zukommen.
Der Ettlinger Weg
Das Strategiedokument „Ettlinger Weg“ wurde in 2019 durch den Ettlinger Gemeinderat verabschiedet. Aktuell befindet sich die Stadtverwaltung in einem Weiterentwicklungsprozess. Voraussichtlich Ende 2025 wird eine weiterentwickelte Fassung veröffentlicht werden.
Struktur und Rückendeckung: Institutionalisierung
Damit die Strategie lebt und nicht in der Schublade verschwindet, war die Institutionalisierung entscheidend. Zum Beispiel die Verortung der Digitalisierung in der Hierarchie ist ein wichtiges Element für den Erfolg. Die Rolle des CDO (Chief Digital Officer) in Kombination mit der Funktion des Hauptamtsleiters erleichterte das Voranbringen von Themen in der Verwaltung.
Kooperation und Ausblick
Eine große Herausforderung innerhalb der Verwaltung bleibt das Silo-Denken in den Ämtern. Die Stadt begegnet dem derzeit durch die Einführung von Prozessmanagement, um die Ämter zur abteilungsübergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit zu bewegen.
Die Motivation dahinter: Warum das Rad neu erfinden, wenn alle Kommunen ähnliche Herausforderungen haben? Der Mehrwert liegt im Austausch und dem gegenseitigen Befruchten von Prozessen und Projekten.
Die nächste Frohe Stunde kommt. Sei dabei!
Die „Frohe Stunde“ ist der Live-Talk von bächle & spree. Wir sprechen mit spannenden Gästen aus der kommunalen Welt über die Herausforderungen der Digitalisierung und der Organisation. Schau doch gleich mal, wer unser nächster Gast ist und sei live dabei.
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