Unsere jüngste „Frohe Stunde“ widmete sich einem hochaktuellen Thema: Prozessmanagement in kommunalen Verwaltungen. Gemeinsam mit Florian Kurz, CEO der bamero AG, diskutierte Carlo Schöll die Herausforderungen, Missverständnisse und Chancen rund um Business Process Management (BPM) in der öffentlichen Verwaltung.

Das Ergebnis war überraschend: statt eines Streitgesprächs zeigte sich überraschende Einigkeit – und viele wertvolle Impulse für die Praxis.

„In 99 % der Fälle funktioniert BPM nicht“ – Warum eigentlich?

Florian Kurz, tief in der kommunalen Praxis verankert, brachte es provokant auf den Punkt: Woran liegt das? Der häufigste Fehler: BPM wird mit Software verwechselt. Doch ein Tool ist kein Prozessmanagement.

Der Einsatz moderner BPM-Tools wie BPMN oder teurer Lizenzlösungen bringt keine Verbesserung, wenn das organisatorische Fundament fehlt. Tools helfen nur dann, wenn bereits Klarheit über Ziele, Verantwortlichkeiten und Prozesse herrscht. Häufig erschweren sie sogar die Beteiligung der Fachbereiche.

Prozessmanagement in Kommunen bedeutet vor allem:

• Prozesse verstehen

• gemeinsam weiterentwickeln

• Fachbereiche einbinden

• Veränderung gestalten

Das „Warum“ muss zuerst kommen

Ein weiterer Knackpunkt: Viele Verwaltungen starten mit dem „Was“ und „Wie“ – statt sich zuerst mit dem „Warum“ auseinanderzusetzen. Nur wenn klar ist, welches Problem ein Prozess lösen soll, entsteht echter Nutzen. Carlo Schöll ergänzte, dass häufig mit Buzzwords gearbeitet wird, ohne reflektierten Nutzen.

Prozesse leben in den Fachbereichen – Führungskräfte in der Pflicht

In jeder Verwaltung werden Prozesse längst gelebt – aber selten bewusst gesteuert. Prozessmanagement darf kein Selbstzweck sein, sondern soll helfen, konkrete Anforderungen wie OZG-Umsetzung, DMS-Einführung oder Organisationsentwicklung zu meistern.

Die Verantwortung liegt dabei nicht bei einer zentralen BPM-Stelle, sondern bei den Führungskräften in den Fachbereichen. Gute Beispiele wie die Stadt Tübingen zeigen, wie mit „Optimierungsoptimisten“ und monatlichen Community-Treffen echte Verbesserungen angestoßen werden.

4 Impulse für wirksames Prozessmanagement in Kommunen

1. Organisation vor Tool:
Kläre zuerst die organisatorischen Voraussetzungen: Wer ist wofür zuständig? Warum wollen wir Prozesse verbessern? Der Golden Circle von Simon Sinek hilft:

• WHY – Welches Problem lösen wir?

• HOW – Wie wollen wir vorgehen?

• WHAT – Welche Maßnahmen und Tools setzen wir ein?

2. Priorisierung & Nutzenbewertung:
Nicht jeder Prozess muss modelliert werden. Schafft Transparenz mit einfachen Mitteln – manchmal reicht eine Excel-Tabelle. Stellt euch ehrlich die Frage:
„Was bringt uns den größten Nutzen bei gegebenen Ressourcen?“

3. Verantwortung dezentralisieren:
Prozessmanagement gelingt nur mit vielen Beteiligten – insbesondere Führungskräften, die klare Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen. Eine zentrale BPM-Stelle sollte Moderation, Standards und Know-how liefern, aber nicht alles allein schultern.

4. Nachhaltigkeit statt Soll-Prozess-Feier:
Der schönste Soll-Prozess bringt nichts, wenn er nicht produktiv gesetzt, evaluiert und weiterentwickelt wird. Gerade hier entscheidet sich, ob Prozessmanagement wirkt. Lasst den Prozessinhaber nicht alleine, begleitet in bei der Produktivsetzung, sodass der Mehrwert wirklich entstehen kann.

Fazit: Prozessmanagement kann Verwaltung einfacher machen

Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung kann ein mächtiges Werkzeug sein – aber nur, wenn es zielgerichtet, kollaborativ und strategisch verankert wird. Klarheit, Beteiligung und echtes Interesse an Verbesserung sind der Schlüssel für eine digitale und leistungsfähige Verwaltung.