Modern Steuern mit der Dienstanweisung

Lang ist es her. Anno dazumal, genau genommen am 31. Oktober 1517, nagelte ein junger Mann namens Martin Luther einige Thesen an die Wittenberger Schlosskirche. Und das mit einem wahnsinnigem Erfolg. Der Rest ist Geschichte… Seither wünschen sich vermutlich viele Führungskräfte: „Hach, wäre das so einfach wie in diesem Fall, würde ich die nächste Dienstanweisung an die Rathaustür kloppen und gut ist.“ Aber die Realität sieht oft anders aus. Die Dienstanweisung liegt hinter ihren Potenzialen. Und vor allem spiegelt sie nicht die Organisation wieder, die viele gerne hätten.

Die Dienstanweisung – kein Bestseller

Hand aufs Herz, wer liest eigentlich Dienstanweisungen? Naja, anschauen muss man ja, ist schließlich eine Dienstanweisung. Aber worauf wir hinaus wollen: Wer liest diese wirklich (gerne) durch, versteht und verinnerlicht sie und macht sich dann voller Eifer und Motivation daran, diese umzusetzen? Da wo wir genauer hinschauen lautet es meistens so: „Ja, wir haben eine Dienstanweisung, aber wo finde ich die?“, „Ne, ich hab sie noch nicht gelesen, die ist ja auch ziemlich lang!“ oder „Ja, ich hab sie gelesen, aber eigentlich betrifft mich das nicht“. Genau hier setzen wir an!

Dienstanweisung spiegeln Organisationen

Die Dienstanweisung ist das Mittel schlechthin um in Organisationen steuernd einzugreifen. Es gibt ein neues Werkzeug, eine neue Technologie oder neue Rahmenbedingungen und die Dienstanweisung regelt den Umgang. Dabei beobachten wir einen klaren Fokus auf bürokratische Struktur, eine starke Tendenz zur Regulierung und wenig Motivation, dass sich Mitarbeitende souverän mit den Inhalten beschäftigen (können). Das steht wiederum diametral zum Bestreben vieler Verwaltungen moderne Organisationen zu entwickeln: Organisationen in
denen Mitarbeitende souverän mitentscheiden, in denen nicht Verbote gelten, sondern Gestaltungsräume innerhalb von Leitplanken geschaffen werden, in denen Schlüsselkompetenzen der Zukunft gestärkt werden.

Nah an den Mitarbeitenden?

Wohlgemerkt, eine Dienstanweisung wird immer notwendig sein. Die Frage ist nur, wie und was damit gesteuert wird. Zukunftsfähige Organisationsformen bauen auf eine starke Beteiligung von Mitarbeitenden bei wichtigen Entscheidungen. Wie wirkt sich das auf Prozesse wie die Erstellung einer Dienstanweisung an. Hier ist es spannend über Möglichkeiten wie Querschnittsgruppen oder die Einbindung von InnovatorInnen oder DigitallotsInnen nachzudenken. Auf diese Weise
sensibilisiert man Organisationsbereiche und baut eine Peer-Group auf, die über ein Matrix-Konstrukt relevanten Einfluss auf die Bereiche haben kann. Notwendig ist dafür ein qualitativ hochwertiger Partizipationsprozess, in dem Mitwirkung groß geschrieben wird.

Jeder Steuermann braucht eine Mannschaft

Jede Dienstanweisung benötige das richtige Maß an Legitimation. Reicht es, die Dienstanweisung im kleinen Führungskreis zu legitimieren? Progressive Organisationsformen setzen dabei insbesondere auf die Ermächtigung der Mitarbeitenden durch Mitwirkung, vor allem aber durch die kontinuierliche Weiterentwicklung des Kompetenzsetting. Das ist zum Teil eine nachhaltige Personalentwicklung, das ist aber vor allem die Stärkung des souveränen Handlungsspielraums der Mitarbeitenden. Qualifizierte und kompetentes Personal braucht aber keine Verbote und Regulierung. Es braucht vor allem Visionen, ein agiles Setting zur Erreichung von dynamischen Zielen und den notwendigen Gestaltungsraum in ihrem beruflichen Alltag.