Projektmanagement – leider geil!

Tjaja, das Projektmanagement: ungeliebt, nicht geschätzt, überbewertet, weitgehend unbekannt. Das sind tendenziell Umschreibungen als Antwort auf meine Frage „Was denkt ihr über Projektmanagement?“ Aber muss es das? Nein, Projektmanagement (PM) muss nicht zwangsläufig ein „Leidensweg“ sein. Es kann sehr wohl bereichernd sein und ja, es kann auch Spaß machen. Dazu braucht es aber „Salz“ in der Suppe. Hier einige grundsätzlich Überlegungen und Erfahrungen aus Workshops, wie man PM in der kommunalen Verwaltung aufwerten kann:

• Image: Der Begriff PM (und das ist die traurige Wahrheit nicht nur hier, sondern auch bei vielen anderen Projekten des digitalen Wandels) ist ziemlich verbrannt, das Image echt mies. Die Gründe sind vielfältig, aber: es sind meist Gründe, an denen man arbeiten kann. Sei es, dass Menschen nicht wissen, was das ist oder worin sie darin einen Mehrwert haben können oder sie nicht dafür sensibilisiert/qualifiziert sind oder Ihnen nicht ausreichend Unterstützung/Handhabe etc. zur Verfügung gestellt wird. Die Einführung eines PM fängt mit guter Informationsarbeit und Aufklärung an. Vor allem aber: seid kreativ und weckt die Neugierde mit attraktiven „Bildern“ und Impulsen – oder: „don’t call it Projektmanagement!“
• Haltung einnehmen/Neugierde wecken: „Ich habe keine Ahnung was PM ist und mir bringen soll und keine Ahnung wann ich die 30seitige Dienstanweisung lese und jetzt soll ich ein Interesse haben das zu machen – achja, die Software, die wir nutzen sollen verstehe ich auch nicht.“ Diese fiktive Meinung zeigt exemplarisch, aus welcher Situation heraus MitarbeiterInnen der Einführung des PM zu oft begegnen. Für die nachhaltige Einführung eines PM müsst ihr vorher schon wissen, wo die Leute stehen und welche Angebote ihr ihnen machen könnt, um sie zum Mitmachen einzuladen. Weckt ihr Interesse und gestaltet gemeinsam mit den MitarbeiterInnen Wege aus, sodass jeder auf seinem Weg zum Ziel kommt. Eine gutes PM wird mit einem partizipativen Prozess eingeführt.
• Es ist nicht nur das „Million-Euro-Projekt“: In einer kommunalen Verwaltung sind es NICHT nur die großen, budgetlastigen, langfristigen, 20-Köpfe-Teams-Projekte (Einführung eAkte, Ansiedlung großer Industrie, Planung Landesgartenschau, Rathausneubau etc.), die von der Mehrzahl der MitarbeiterInnen täglich umgesetzt werden. Und deshalb kann PM nicht nur solche Projekte im Fokus haben. Lasst uns doch mal auf die Mehrheit der MitarbeiterInnen schauen, die tagtäglich mittelgroße oder kleine Projekte stemmen, und für die PM genau so wertvolle Impulse und Werkzeuge bietet. Welche Haltung, welche Impulse und Werkzeuge wären für sie und vor allem aus ihrer Sicht eigentlich eine Bereicherung und Unterstützung? Und nicht zuletzt ist PM für das alltägliche und vielleicht nicht-projektbezogene Arbeiten eine genauso schöne Bereicherung. Es ist zielführender PM von euren eigenen MitarbeiterInnen und deren Bedarfen her zu denken und weniger aus der Fachliteratur.
• Projektmanagement als „Game-Changer“: Ja klar. PM soll Verwaltung effizienter, Produkte qualitativ besser oder Status kontrollierbar machen. Egal welches Ziel die Einführung hat, machen wir uns eines klar. Ein solides, nachhaltiges Projektmanagement muss für die MitarbeiterInnen ein Angebot sein, dass interessant und attraktiv ist, womit Sie einen Mehrwert haben, was ihre Kompetenzen stärkt und sie dazu sensibilisiert die nötige Haltung einzunehmen. Damit ändert sich zwangsläufig deren Rolle und ihre eigene Wahrnehmung. Die Außenanforderungen an Projektarbeit sowie die stetige Weiterentwicklung der Organisation Verwaltung führen dazu, dass PM Strukturen aufbricht (Silos überwingen, interdisziplinäres Arbeiten), Führung sich verändert, „neue“/andere Qualifikationen und Kompetenzen wichtig werden, sich neue Entscheidungsarenen eröffnen. Kurzum: Schon die zwei genannte Punkte zeigen, dass die Einführung eines nachhaltigen PM nichts anderes als ein Change-Management-Prozess ist!

„Was hat denn Projektmanagement mit dem digitalen Wandel zu tun und warum beschäftigt sich bächle & spree damit?“ Das die grundsätzliche Frage, die ich irgendwann meist gestellt bekomme. Die Antwort: Strategieprozesse oder Maßnahmen/Projekte im digitalen Wandel sind nahezu immer Change-Prozesse oder Bausteine daraus. Dazu benötigt ihr ein gutes Management – und zwar in der breiten Verwaltung. Die Einführung eines nachhaltigen PM ist das Fundament.