Grenzen sprengen

22.2.2019  |  Die kommunalen Verwaltungen in Baden-Württemberg stecken an und für sich in einer undankbaren Situationen. Sie sind eingegrenzt zwischen gesetzgeberischen Pflichten (bspw. OZG, eGovG, DSGVO), regulierenden Grenzen (bspw. die Abhängigkeit vom Land in der Umsetzung OZG), dem satten Technologie-Markt, einem Anspruchsdenken von Seiten der Bürger sowie einer nicht geringen Abhängigkeit vom kommunalen Rechenzentrum. Das ist aber noch lange kein Grund die Flinte ins Korn zu werfen. Aus meiner Sicht gibt es drei große Chancen für die Kommunen, um trotz dieser Situation voran zu gehen und Grenzen zu sprengen: Interkommunale Zusammenarbeit (IKZ), Agilität und Innovation.

Die Ressourcen der Kommunen sind offensichtlich beschränkt – personell, wie finanziell. Ich kenne keine Kommune, die auf entsprechende Personalstärke oder gar Budgets verfügen kann, um den Anforderungen, denen Sie sich gegenüber sehen, annähernd gerecht zu werden. Die Innovation, die derzeit in der öffentlichen Verwaltung vorangetrieben werden, ist zum großen Teil durch Fördermittel subventioniert, in einigen Kommunen hat sich dahingehend ein regelrechtes Fördersystem herausgebildet. Und auch wenn man über die Vergabe von Förderung streiten kann, inwiefern diese zielführend ist, ist es gut, dass das Land dort investiert.

Eine Chance für Kommunen, trotz des Ressourcenmangels aus eigener Kraft trotzdem handlungsfähig zu bleiben, ist die Arbeitsteilung oder konkreter: eine interkommunale Zusammenarbeit, gar mit dem Vorbild eines Zweckverbandes, die die Kommunen in die Lage versetzt, Bürgerdienste oder smarte kommunale Anwendungen selbst zu entwickeln oder entwickeln zu lassen. Arbeitsteilig können Kommunen an verschiedenen Stellen federführend Angebote entwickeln, die die anderen Mitglieder dann übernehmen und anteilig mitfinanzieren. In einer IKZ geht es aber auch um lokale oder regionale Wertschöpfung, die immens wichtig ist. Man muss nicht immer den Dienstleister aus der Ferne bemühen, wenn es in der Stadt oder in der Nachbargemeinde die gleiche Dienstleistung gibt. Es liegt vermutlich in der Natur des Internets, dass man immer gleich global, statt lokal denkt. Spannend finde ich aber auch, dass in Städtenetzwerken immer auch der Geist des Wettbewerbs mitschwingt. Just erlebe ich selbst, wie nur die Ankündigung einer regionalen Zusammenarbeit belebende Wirkung auf die Dynamik hinsichtlich einer lokalen Strategieentwicklung befördert. Und das ist gut!

Eine gute IKZ muss einige Grundsätze beachten. Allein der Druck von außen, wird ihr nicht zum Erfolg verhelfen. Zunächst müssen sich alle Teilnehmer sehr wohl im Klaren darüber sein, wo sie selbst stehen und was sie zu Leisten im Stande sind (wenn eine Kommune ihre eigene digitale Strategie nicht stemmen kann, wird auch eine IKZ nicht gewinnbringend sein). Dann muss die IKZ methodisch, fachlich und in ihrer Zielsetzung klar aufgesetzt sein und es muss vor allem auch ein klares Bekenntnis aller Teilnehmer dazu da sein. Die Zielsetzung muss eine gute Mischung aus kurz-, mittel- und langfristigen Zielen sein. Ohne Meilensteine, die regelmäßig gemeistert werden, wird die Motivation recht schnell dahin sein. Eine gute IKZ respektiert die einzelnen Bestrebungen der Kommunen ihre eigene digitale Strategie zu verfolgen (auch wenn sie vielleicht auch mal entgegen den gemeinsamen Zielen steht), gleichzeitig fördert sie einen gesunden, konstruktiven Wettbewerb aller teilnehmenden Kommunen.

Ein Mega-Thema, aber auch mega-spannend, ist das der Agilität, verstanden als Organisationskultur. Gleich vorneweg: Agilität ist kein disruptiver Prozess! Es ist vielmehr eine Bereicherung bestehender Organisationstrukturen. Und es ist auch nicht das Ziel reine, agile Theorie eins zu eins in die Praxis zu übertragen. Das ist nahezu unmöglich. Vielmehr hat Agilität u.a. folgende Ziele:

  • Umgang mit hochkomplexen Prozessen ohne klare Ausgestaltung der Zielvorgaben
  • Hohe Verdichtung der Kommunikation
  • Selbstorganisation von Querschnitts-Teams ohne Hierachien zu unterlaufen
  • Minimierung von Arbeitsaufwand

 

Jedes Ziel für sich genommen ist biszuweilen revolutionär für kommunale Verwaltung. Oder vielleicht doch nicht? (an dieser Stelle finde ich die Ausführungen von Thomas Michl wahnsinnig spannend, der kommunaler Verwaltung Agilität in den genetischen Code schreibt LINK). Ich bin der Überzeugung, dass Kommunen große Vorteile erschließen, wenn sie sich (langsam und immer unter Berücksichtung mehrerer Faktoren) der Agilität annähern und zwar insbesondere mit Blick auf Digitalisierungsprozesse. Nehmen wir das Projekt „Initiierung einer digitalen Strategie“, das grundsätzlich unterschätzt wird: keiner weiß wohin die Reise geht, klare Zielformulierungen sind nicht möglich, der Arbeitsaufwand ist schnell überbordend, vieles im Prozess unbekannt (angefangen von Begriffen bis zu Technologien) und und und. Alles in allem ist es ein wunderbares Projekt, um es agil anzugehen. Interessanterweise (und da bin ich schon wieder bei Thomas Michl) sind Kommunen oft schon agil, ohne das sie es bewusst wahrnehmen. Wie geschrieben, Agilität total und sofort einzuführen ist undenkbar. Es reicht aber allemal  Schritt für Schritt agile Maßnahmen einzuführen – zum Beispiel im ersten Schritt eine „Standup“-Meetingkultur für bestimmte Prozesse. Oder ein Kanban-Board zur Arbeitseinteilung. Entgegen vieler Meinungen ist Agilität nämlich kein Hexenwerk.

IKZ und Agilität sind die Grenzensprenger für Kommunen und lassen sie auch in den oben genannten Ketten wieder atmen. Sie werden wieder handlungsfähig. An dieser Stelle erwähne ich das Netzwerk ANDI, ein Zusammenschluss von Städten, die „trotz“ service-BW eigene und übrigens sehr agile Wege in der Modellierung und Bereitstellung von Serviceprozessen gehen (LINK). Das ist ein gelebtes Beispiel für gute, agile IKZ. Auf diese Art und Weise kommt es zu Punkt 3: Innovation. Und der sind bekanntlich keine Grenzen gesetzt…