Digitale Strategie

Meine Leistungen: Unterstützung des Projektmanagements und methodische Setting (Agile Verwaltung), Innovations-Workshops, Qualifizierung der Innovatorinnen und Innovatoren

Der Ettlinger Weg

2019 machte sich die Stadt Ettlingen im Landkreis Karlsruhe auf den Weg zu einer digitalen Strategie. Der Wunsch war es, innerhalb von wenigen Monaten mit einer Vorlage in den Gemeinderat gehen zu können. Entstanden ist der “Ettlinger Weg”, ein agiler Musterprozess, niedrigschwellig, effizient und zielführend für die Einführung einer digitalen Strategie.

Teambuilding und Setting

Wenig Zeit und ein Teamgefüge, das im Alltag nicht zueinander fand. Um diese Situation zielführend aufzulösen haben wir einen agilen Prozess aufgelegt. Grundlage war das Modell nach Scrum, das aber angesichts der Verwaltungsstrukturen und -zeitläufe angepasst wurde. Als agile Verwaltung, so konnte das Digital-Team binnen drei Monate eine Vorlage für eine digitale Strategie erarbeiten. Diese enthält neben einem Strategiepapier eine Dokumentation mit über 350 identifizierten digitalen Projekten. Die Projekte waren nach Umsetzungsstand des Projektes klassifiziert.

Beteiligung und Befähigung der Verwaltung

Von Beginn an ist die Beteiligung möglichst vieler Gremien und Verwaltungsbereiche groß geschrieben worden. In einem ersten Schritt wurden die Führungskräfte im Rahmen einer Klausur über die Herausforderungen informiert und befragt. In einem weiteren großen Workshop wurden die Fraktionsvorsitzenden der Gemeinderatsfraktionen in den Prozess involviert. Ein Schwerpunkt waren die MitarbeiterInnen in den Fachbereichen der Verwaltung. In fast 20 Workshops wurden alle MitarbeiterInnen befragt und am Prozess beteiligt. Alle Impulse wurden im Rahmen der Strategiefindung beachtet und durch das Digital-Team ausgewertet.

Pragmatisch, statt „verkopft“

Das Digital-Team hat von Beginn an zielorientierte Lösungen im Blick. Nicht die entfernte Vision, sondern das pragmatische Vorantreiben von klugen Lösungen und Mehrwert ist bis heute Maß der Dinge. Die oben erwähnte Dokumentation als Leitfaden und Kompass für die Umsetzung ist eine Grundlage für das eGovernment. Die verwaltungsinterne digitale Wandel in Form einer kontinuierlichen Organisationsweiterentwicklung wird durch ein Innovatorinnenprogramm (basierend auf dem Programm der BW Digitallotsen) erfolgreich umgesetzt. Der Gemeinderat befürwortete mit dem Strategiepapier auch die Einsetzung eines Digitalisierungsbeirates. Er besteht aus Mitgliedern des Gemeinderates und Jugendgemeinderates, Unternehmern, VertreterInnen aus den Vereinen, der Verwaltung, den städtischen Eigenbetrieben sowie dem Oberbürgermeister. Er ist Schaltstelle zwischen Verwaltung und Stadtgesellschaft. 

Was sind die spannenden Momente?

Der “Ettlinger Weg” ist einer sehr effizienter Weg der Strategiefindung, der sich weder im Klein-Klein der Digitalisierung noch in der Komplexität (VUCA) des digitalen Wandels verliert. Es ist eine kluge, planvolle und partizipative Vorangehensweise, die solide zum Ziel führt. Dabei wird die Verwaltung, noch der Haushalt überfordert. Spannend ist zudem, dass die Strategie durch die Initialisierung des Digitalisierungsbeirates fortwährend und sehr flexibel ausgestaltet wird. Sie ist nicht starr und passt flexibel neuen Entwicklungen an. Die kommunale Digitalstrategie wird auch in anderen Städten erfolgreich umgesetzt. In Ettlingen ist sie bis heute erfolgreich, da die Verwaltung dem Prozess steht sehr offen gegenüber steht und auch in der Verwaltungsspitze großen Rückenwind erfährt.

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